呼叫系统

科技 | 用于服务机构的电子设备

呼叫系统由一批服务人员组成的服务机构,通常利用计算机通讯技术,处理来自企业、顾客的电话垂询,尤其具备同时处理大量来话的能力,还具备主叫号码显示,可将来电自动分配给具备相应技能的人员处理,并能记录和储存所有来话信息。

简介

一个典型的以客户服务为主的呼叫中心可以兼具呼入与呼出功能,当处理顾客的信息查询、咨询、投诉等业务的同时,可以进行顾客回访、满意度调查等呼出业务。

应用范围

呼叫系统需要在开发、系统集成方面有丰富的经验,应用的客户群遍及 电信、银行、保险、医院、证券、民航、公共事业、生产制造 等多个行业。呼叫系统通过多种媒介、多种接入、智能处理、人性化交互的技术手段,为政府部门、各行业的企事业单位提供交互式语音应答系统和呼叫中心平台。呼叫系统包含的 电话银行系统金融卡 综合代缴费系统、金融卡长途呼叫服务系统、银行卡 客户服务系统 、银行网上“面对面”服务平台、银行网点电话自助服务系统等功能或产品在国内多家银行都有良好的应用案例,如;民航信息查询系统(962580)、 病房呼叫系统 、保险公司客户服务系统、电信帐务系统,电信客户服务系统历经多年考验,运行非常稳定。

选型标准

企业规模和资金

选择呼叫中心系统时应该根据企业规模和资金不同,可选择的呼叫中心组建方式也不同,一般分为自建型、外包型和租用型。如果企业规模较大且资金充裕可选择自建型较大型呼叫中心,如果企业规模较小、资金预算不高可选择外包型和租用型。另外,小公司也可选择小型呼叫中心,只要服务有保障就行。

呼叫系统接入方式

呼叫系统接入方式一般分为光纤接入、网络电话等方式。一般光纤接入费用会高一些,但是通话质量相对稳定,网络电话费用低、成本低,但是通话质量受网络影响,稳定性会差一些。

呼叫系统开发公司

选择呼叫中心系统时一定要选择在行业中已经有相当经验的呼叫中心开发公司,并在洽谈前弄清楚自己公司的呼叫中心需求。选择呼叫中心系统供应商时一定要找产品稳定性高、服务信得过的企业。自己公司使用的呼叫中心系统通话质量、使用效果都跟对方公司产品稳定性有很大关系。呼叫中心服务公司售后也很重要,售后服务不好,呼叫中心出现问题时,就不能及时有效地解决。

另外呼叫系统的选择上羊毛出在羊身上,选择价格高、效率高、稳定性高、服务好的呼叫中心会比选择成本低、稳定性差的呼叫中心要明智得多,切记不要因小失大。总之良好的呼叫中心服务和呼叫中心通话质量来源于好的呼叫中心产品,选择好的呼叫中心系统就是为企业选择好的呼叫中心服务,选择好的呼叫中心系统就是选择高效的客户管理和良好的客户沟通。

专业术语

Abandon Rate —— 电话放弃率

系统已经接通,但在座席应答之前就挂机或下线的电话呼叫占全部接通电话呼叫的比率。

ASA( average speed of answer ) ——平均应答速度

在来电被座席人员接听前,来电者平均等了多久。可以从 ACD 中获取。这个数据被许多呼叫中心采用来衡量其服务质量。

ATHT ( average trunk hold time ) —— 平均 中继线 占用时长

指中继线路被占用的平均时长。可以从 ACD 中获取。

ATT ( average talk time ) —— 平均通话时长

指座席人员与来电者在线交谈的平均时长。可以从 ACD 中获取。通常指电话被座席人员接起直到电话被座席人员挂断的平均时长。

Attendant —— 话务员(统称)

一般指公司的总机或前台接待员。但是,呼叫中心管理人员必须了解这个称呼,因为有些电信行业仍然顽固地称呼叫中心的座席人员为话务员。

管理机制

一般来说,呼叫系统管理的流程机制应至少包括以下几个方面:

1、 品质管理制度

实施目的:约束客服代表的服务用语、语气语速、业务水平、耐心程度等服务要素。

实施方法:通过录音监听、实时监听、现场管理的方式,发现问题、指出问题,从而改正问题。

2、受话管理制度

实施目的:对客服代表在受话过程中的各项操作指标及数量指标进行监控考核,从而督促客服代表保质、保量完成受话工作。

实施方法:从受话系统数据库中,提取相关指标数据,对于出现的异常情况按照相应的考核标准予以考核。

3、考勤管理制度

实施目的:约束客服代表的出勤情况,保证各时段的座席人员分布数量。

实施方法:对迟到、早退、请假、换班等各项目做详细考核规定,并依据规定对客服代表出现的情况予以考核。

4、综合考评制度

实施目的:约束客服代表的日常工作规范,营造良好的工作秩序及工作环境。

实施方法:对交接班规范、值机秩序、电脑使用、安全卫生等各项目做详细考核规定,并依据规定对客服代表出现的情况予以考核。

5、外部满意度测评制度

实施目的:引入外部测评机制,使客服中心的工作不仅受来自内部的各项考评,同时也客观公正地接受除客服中心以外的所有相关部门的考核评定。

实施方法:依据规定对客服代表出现的情况予以考核。

6、业务考核制度

每月一次的业务考核成绩直接计入绩效总成绩中。

中文名
呼叫系统
原理
利用计算机通讯技术
电子产品类别
处理来自企业、顾客的电话垂询
用途
服务人员组成的服务机构
拼音